第一章 总 则
第一条 为了加强南京工业大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案的科学管理，统一规范基金会档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《南京工业大学档案管理办法？》和《基金会管理条例？》，并结合《南京工业大学教育发展基金会管理章程？》，特制订本办法。
第二条 基金会档案工作业务上由南京工业大学档案馆负责指导、监督和检查。
第二章 档案管理职责、要求、范围
第三条 基金会的档案由基金会办公室备案登记、收集、和整理，秘书长检查、指导。每年按照学校要求移交档案馆统一存档。
第四条 归档的文件材料要求完整、准确，及时分类整理、立卷。归档材料应按年限妥善管理，不得丢失或损毁。
第五条 年度结束时，当年所有会计档案资料可在财务部门保存一年以备临时查阅，一年后三月底以前全部分类归档入库。其他档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。
第六条 基金会的归档材料主要有：
（1）登记材料或变更材料，即基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；
（2）年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；
（3）会计材料，包括基金会会计核算和财务管理的材料；基金会捐赠项目材料、各类基金项目材料；
（4）相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料；
（5）基金会日常管理材料，包括工作计划、总结，请示、批复、理事会议材料、年度报告等相关文件等；
（6）基金会各类重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第七条 电子文档由个人保存，每当活动结束，集中交由基金会办公室电子存档。根据工作内容，电子文档按照项目及内容分别建立文件夹，逐层保存，文件夹及文档名称要清晰规范。
第三章 档案查询、借阅、归还
第八条 所有借阅人员要严格按照南京工业大学档案工作程序和要求进行借阅，并严格执行保密制度。
第九条 借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。基金会资料原则上不外借。外单位须凭单位（部门）介绍信，经本会领导批准后，办理借阅手续，方可查阅。对本基金会档案，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：
（1）本基金会工作人员因公查阅本基金会归档档案，需经过档案管理人员说明事由，方可查阅。若需借用档案须填写档案借阅单，并报本部门负责人签字审批。借用完毕应及时归还。
（2）非本基金会工作人员如有需要利用档案，须经相关单位批准并经基金会主管领导同意方可查阅。
（3）档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经基金会领导或校领导批准并备案。
第十条 档案利用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、分拆和转借，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。违规者，视情节轻重，上报相关部门依法处理。
第四章 附则
第十一条 本办法经南京工业大学教育发展基金会办公会审议通过后实行。
第十二条 本办法由南京工业大学教育发展基金会办公室负责解释。
